يعد قرار اختيار شركة الترجمة الأفضل أو الأنسب ليس بالقرار السهل، خاصة في ظل وجود العديد من مكاتب وشركات الترجمة في السوق، الأمر الذي يفرض الحيرة والتساؤل حول أي من كل هذه الشركات يمكن التعامل معها؟!
فهناك العديد من المعايير والأسس التي يتم الاختيار وفقًا لها، ولذلك تتجه العديد من الشركات لعمل وصياغة عروض لتقديم خدمات الترجمة الخاصة بها، حيث تسمح هذه العروض للعميل بمقارنة الخدمات المقدمة، ومن ثم اختيار الأنسب.
وفي المقابل، تواجه شركات و مكاتب الترجمة العديد من التحديات حول كيفية صياغة عروض تقديم الخدمات، لتعكس بدقة كل ما يمكن أن تقدمه الشركة لتلبية احتياجات العميل المحتمل.
ولذلك، يجب أن يكون هذا العرض واضحًا، موجزًا، وخاليًا من الأخطاء، كما يجب أن تكون شركة الترجمة قادرة على أن تثبت للعميل المحتمل من خلال هذا العرض أنها الخيار الأفضل له.
فإذا كنت بحاجة لمعرفة كيفية كتابة وعمل طلب تقديم عروض خدمات الترجمة، في هذا المقال ستجد كل ما هو متعلق بهذا الأمر.
ما هو طلب تقديم عرض في خدمات الترجمة
وهو عبارة عن ملف أو مستند يحتوي على عرض تقدمه شركات ومكاتب الترجمة للعملاء المحتملين.
وتعرض الشركات من خلال هذا الملف مدى خبرتها في مجال الترجمة والتدقيق، والمدي الزمني التي يمكن من خلاله انجاز المشروع، التكلفة أو الأسعار، الطريقة التي تعمل من خلالها، بجانب جميع الخدمات التي يمكن تقديمها.
وتساعد هذه العروض المستهلك أو العميل على الاطلاع على العديد من عروض الترجمة واختيار الأفضل وفقًا لمتطلباته.
أي أنه تعريف عن الشركة عن نفسها، أو مقدمة لشرح الخدمات والمهام التي تقوم بها، وكيفية القيام بها.
وفيما يلي أهمية وفوائد عمل طلب لعرض خدمات الترجمة:
- تلقي العروض من مختلف الشركات والمؤسسات، حيث يمكن من خلال هذه العروض والملفات، عمل مقارنة شاملة بين مختلف شركات الترجمة، واختيار الأفضل من حيث الخبرات والأسعار.
- الاستعانة بمصادر خارجية تلبي احتياجات محددة، في مجال الترجمة والتدقيق اللغوي، وذلك من خلال المهارات، التقنيات، والخبرات التي تتوفر لدى العاملين بهذه الشركات.
- توسيع نطاق الشركات الترجمة التي يتم التعاقد معها.
- التفاهم المتبادل بين العميل والشركة، الأمر الذي في تقديم أفضل أداء، خدمات، جودة، وأسعار للطرفين.
ما الذي يجب أن يتضمن في طلب تقديم عرض خدمات ترجمة
يجب على شركات الترجمة أن تدرك أهمية طلب تقديم عرض خدمات الترجمة، ولذلك حيث يجب صياغة ملفات وعروض عالية الجودة، تعكس بدقة الخدمات التي تقدمها هذه الشركة، ومدى كفاءة ومهارة الفريق الخاص بهذه الشركات.
وفيما يلي العناصر الذي يجب أن تتوافر في طلب تقديم عرض خدمات الترجمة:
أولًا: هناك بعض النقاط العامة التي يجب أن توضحها شركات الترجمة، وهي كالتالي:
- معلومات عامة عن الشركة، مثل حجمها، وموقعها، أهم عملائها، وأرقام التواصل مع العملاء إن وجد.
- ساعات وأيام العمل بالشركة.
- معلومات وبيانات للتواصل مثل العنوان، رقم الهاتف، البريد الالكتروني، صفحات الشركة على مواقع التواصل الاجتماعي.
- عدد المترجمين العاملين بالشركة، وتخصصاتهم.
- عدد اللغات التي يمكن الترجمة منها وإليها.
- أنواع التراجم التي يمكن ترجمتها( قانونية، طبية،إلخ)
- قوالب الترجمة( وثائق، أفلام، كتب، روايات،إلخ)
ثانيًا: التسعير
- معدل الأسعار لكل كلمة.
- تكلفة الترجمة العامة.
- تكلفة استخدام ذاكرة الترجمة.
- تكلفة مستوى الخدمة، سواء كانت اقتصادية أو متميزة.
- تكلفة النشر المكتبي متعدد اللغات.
- الخصومات الإضافية التي تقدمها الشركة.
ثالثًا: الجودة
- مدى توافر المترجمين المتخصصين في اللغات، والمدققين، المراجعين.
- عرض الشهادات المعتمدة في مجال الترجمة والتدقيق اللغوي مثل (ISO 17100، ISO 9001)
- السير الذاتية للمترجمين.
- عينة من المشاريع التي قامت بها الشركة.
- التأكد من عدم المطابقة أو عدم وجود المشكلات حول مسألة تتعارض مع سياسة الجودة.
- كيفية إدارة نظام ضمان الجودة( أي شرح الخطوط العريضة للنظام).
- الاحتياطات الأمنية،وبروتوكولات التعامل مع البيانات السرية.
- كيفية الوفاء بالمواعيد النهائية، يمكن كتابة أو إعداد جدول زمني للمشروع
رابعًا: التكنولوجيا التي تعمل بها الشركة
- توافر وملكية ذاكرة الترجمة.
- تقنيات ووسائل تكنولوجيا اللغة.
- نظام إدارة الترجمة التي تتبعه الشركة.
ونستخلص من التالي أن ملف أو عرض خدمات الترجمة يجب أن يحتوي على التالي:
- المقدمة:الترحيب بالعميل، والتعريف بالشركة وحجمها، وخدمات الترجمة التي تقدمها.
- فهم احتياجات العميل: التركيز على ما يبحث عنه العميل هنا، أي إظهار فهم تفاصيل مشروع العميل، وكيف يمكن مساعدته.
- أولويات العميل: ذكر أكبر اهتمامات العميل سواء كانت السرعة، الدقة، والجودة، وكيف يمكن مراعاتها.
- النهج: توضيح وشرح خطة تنفيذ المشروع، وكيفية التنفيذ.
- الخدمات: شرح الخدمات المقدمة، وعناصر الجودة الخاصة ، والتقنيات التكنولوجية في الترجمة.
- الإنجازات: تحدث عن المشاريع السابقة.
- فريق العمل: السير الذاتية للمترجمين.
- الخلاصة: توجيه الشكر للعميل، والتأكيد على الحرص على التعاون المشترك.
خطوات لإنشاء طلب تقديم عرض ترجمة.
الخطوة 1: الاستعداد لصياغة وكتابة ملف عرض الخدمات
سيكون ملف أو عرض خدمات الترجمة أكثر فعالية، إذا كان يحدد بوضوح كيفية تنفيذ المشروع، مثل: كم عدد الكلمات التي تحتاج إلى ترجمتها، معرفة الجمهور المستهدف، الهدف الأساسي من الترجمة، لمعرفة المعايير التي يحتاجها العميل.
الخطوة 2: كتابة وصياغة الملف
وذلك من خلال تضمين جميع العناصر التي تحدثنا عنها سابقًا.
الخطوة 3: مراجعة الطلب أو الملف
يمكنك عرض الملف أو الطلب على أحد الخبراء في المجال، أو حتى الموظفين الخبراء في الشركة لمراجعة هذا الطلب، وذلك لتحسين جودة وصياغة الطلب.
الخطوة 4: إرسال الطلبات للعملاء المحتملين
الآن بعد أن أصبح كل شيء جاهزًا، تحتاج إلى إرسال هذه العروض للعملاء المحتملين، وفي حالة عدم وجود أي عملاء محتملين معروفين، يمكنك القيام بالخطوات التالية:
- طلب نموذج طلب الحصول على معلومات (RFI) هو مستند يوفر بعض المعلومات من مقدمي الخدمة، للوصول للمستهلك المستهدف دون الإلزام بالشراء.
- النشر على كافة مواقع التواصل الاجتماعي.
- إرسال بعض العروض للعملاء السابقين، أو لبعض العملاء بعد إجراء مسح عن دليل العملاء.
الخطوة 5: جمع استجابات حول العروض التي تم تقديمها
حيث يتم جمع الاستجابات أو الردود حول العروض المقدمة من العملاء، بالإضافة للرد على جميع تساؤلاتهم والتواصل معهم.
الخطوة 6: تقييم المقترحات والتواصل مع العملاء
يجب هنا فحص وتحليل كافة الردود والمقترحات التي قدمها العملاء ردًا على طلب الشركة، ومن ثم اختيار المشروع الذي يتماشى مع معايير ونظام الشركة.
ثم تأتي مرحلة التواصل مع العميل والاتفاق على الآلية التي سيتم العمل من خلالها.
أفضل الممارسات عند انشاء طلب تقديم عرض
من أجل تنفيذ وصياغة طلب تقديم خدمات الترجمة، وحتى تتمكن من تقديم خدمات عالية الجودة والدقة، فهناك العديد من الشروط والممارسات التي يجب أن تتوافر في مكاتب ومقدمي خدمات الترجمة.
وفيما يلي أبرز هذه الممارسات:
معرفة الغرض من صياغة طلبات تقديم عرض الترجمة
يساعد ملف أو عرض تقديم خدمات الترجمة على فهم المهارات،التسعير والخدمات المقدمة، بجانب معرفة متطلبات السوق، وما يحتاجه العملاء، وأكبر المخاوف، وفهم مشكلاتهم ومساعدتهم.
التخطيط بشكل صحيح
عند التخطيط كتابة و صياغة ملف عرض خدمات الترجمة، يجب أن تشرح كل ما يمكنك تقديمه، لذلك يجب أن تحدد مسبقًا ما يمكنك تقديمه وتوفيره للعميل، وهو ما سيوفر على الشركة لاحقًا شرح هذه التفاصيل مع العميل.
الشفافية والوضوح
أي مشاركة وتوفير أكبر قدر المعلومات مع العملاء المحتملين،حيث أن الهدف من طلب تقديم العروض هو المقارنة واختيار العرض الأنسب، مما يجعل الأمر أسهل للجميع.
لذلك يجب أن يكون العرض محددًا ومفصلًا، وذلك من خلال صياغة وشرح العرض بالتفصيل، وتوضيح جميع المتطلبات.
تقبل النقد والمقترحات
لدى جميع الشركات رؤية ثابتة حول كيفية تنفيذ المشروعات،ولذلك يجب توقع تلقي بعض المقترحات والتعديلات، والتي قد لا تتوافق مع توقعاتك.
لذلك لابد من تقبل جميع المقترحات، وأخذ هذه الآراء بعين الاعتبار، لتحسين جودة العمل.
هل تريد خدمة ترجمة لشركتك؟
والآن، إذا كنت بحاجة لترجمة أي نوع من الوثائق في أي تخصص، فأنت في المكان الصحيح، حيث توفر فاست ترانس ترجمة معتمدة في جميع التخصصات والمجالات وذلك من خلال فريق الترجمة المعتمد من خلفيات مهنية مختلفة، تتوافق مع جميع المجالات.
كما تشمل خدمات فاس ترانس العديد من أنواع الترجمة مثل الترجمة القانونية، الدينية، الوثائق الرسمية، الطبية، العلمية، الأبحاث العلمية، الكتب، الترجمة التجارية والاقتصادية، ترجمة وتوطين المواقع الإلكترونية، وترجمة الفيديوهات والمقاطع الصوتية، وغيرها.
ومن خلال فريق متخصص من المترجمين وخبراء التوطين اللغوي، يمكن التأكد من جودة سير العملية خطواتها.
فكل خطوة لا تنفذ إلا بعد مراجعة الخطوة السابقة وتخطيط الخطوة التي تليها.
كما نوفر ايضًا ترجمة معتمدة لدى السفارات بأسعار وعروض تنافسية.
اتصل بنا للتعرف أكثر على جميع خدامتنا وأحدث العروض.
